Logo ERP Otomatik Fatura Entegrasyonu

Logo ERP'de firmalar arası otomatik fatura transferi, Kopylon entegrasyon platformu ile mümkündür. Kopylon, kaynak firmada kesilen bir faturayı tüm satırları, cari hesap referansları, malzeme referansları, birim bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte hedef firmaya otomatik olarak aktarır. Alış faturaları, satış faturaları ve iade faturaları dahil tüm fatura tipleri desteklenir. Manuel fatura girişine son vererek hem zaman kazandırır hem de veri giriş hatalarını ortadan kaldırır.

Fatura Senkronizasyonu Nasıl Çalışır?

Kopylon'un fatura entegrasyon modülü, Logo ERP'nin INVOICE (fatura başlık) ve STLINE (fatura satırları) tablolarını kullanır. Süreç dört temel aşamadan oluşur:

1. Değişiklik Tespiti: Kaynak firmanın INVOICE tablosunda CAPIBLOCK_MODIFIEDDATE değeri son senkronizasyon tarihinden büyük olan faturalar tespit edilir. Bu mekanizma sadece yeni veya değiştirilmiş faturaları yakalar, tüm tabloyu taramaz.
2. Fatura Okuma: Tespit edilen faturalar başlık ve satır bilgileriyle birlikte okunur. Her fatura satırındaki malzeme referansı (STOCKREF), birim referansı (UOMREF), ambar referansı ve diğer bağlantılı alanlar da alınır.
3. Referans Dönüşümü: Fatura başlığındaki cari hesap referansı (CARDREF) ve her satırdaki malzeme, birim, ambar referansları RefLookupService aracılığıyla hedef firmadaki karşılıklarına dönüştürülür. Bu dönüşüm GUID eşleşmesi üzerinden yapılır.
4. Hedef Firmaya Yazma: Dönüştürülmüş fatura, MERGE/UPSERT yöntemiyle hedef firmaya yazılır. Fatura daha önce aktarılmışsa güncellenir, ilk kez aktarılıyorsa yeni kayıt oluşturulur.

Desteklenen Fatura Tipleri

Kopylon'un fatura modülü Logo ERP'deki tüm standart fatura tiplerini destekler:

• Satış Faturaları: Peşin satış, vadeli satış ve toptan satış faturaları. Fatura satırlarındaki iskonto, vergi ve ek maliyet bilgileri korunur.
• Alış Faturaları: Peşin alış, vadeli alış ve ithalat faturaları. Tedarikçi bilgileri ve maliyet kalemleri hedef firmada doğru referanslarla yazılır.
• İade Faturaları: Satış iade ve alış iade faturaları. İade nedenlerini ve orijinal fatura bağlantılarını korur.
• Proforma Faturalar: Teklif niteliğindeki proforma faturalar da aktarılabilir.

Referans Dönüşümü Detayları

Fatura aktarımının en kritik adımı referans dönüşümüdür. Bir faturada onlarca farklı referans alanı bulunabilir ve her birinin hedef firmadaki karşılığıyla değiştirilmesi gerekir. Kopylon bu süreci tamamen otomatik yönetir:

• Cari Hesap (CARDREF): Faturanın kesildiği müşteri veya tedarikçinin hedef firmadaki karşılığı GUID ile bulunur.
• Malzeme Kartı (STOCKREF): Her fatura satırındaki malzeme kartı, hedef firmadaki aynı malzemenin LOGICALREF değeriyle değiştirilir.
• Birim (UOMREF): Malzemenin ölçü birimi referansı hedef firmadaki birim seti ile eşleştirilir.
• Ambar: Stok hareketlerinin yapılacağı ambar referansı dönüştürülür.
• Ödeme Planı: Faturanın vade yapısı hedef firmadaki ödeme planıyla eşleştirilir.

Tüm bu dönüşümler RefLookupService tarafından GUID bazlı olarak yapılır. Eğer hedef firmada karşılık bulunamazsa, işlem loglanır ve yöneticiye bildirim gönderilir.

ENT Prefix ile Fatura Takibi

Fatura aktarımı sırasında oluşan cari hesap fişlerinin numarasına "ENT" prefix'i eklenir. Bu uygulama, entegrasyon yoluyla gelen mali hareketleri orijinal kayıtlardan ayırt etmek için tasarlanmıştır. Muhasebe departmanı, ENT ile başlayan fiş numaralarını filtreleyerek entegrasyon kaynaklı hareketleri ayrı raporlayabilir. Bu prefix sadece Reader aşamasında eklenir; orijinal kaynak veride herhangi bir değişiklik yapılmaz.

İlişkili Modüller

Fatura entegrasyonunun sorunsuz çalışması için bazı ön koşul modüllerin de aktif olması gerekir:

• Malzeme Kartları (Item): Fatura satırlarındaki malzemelerin hedef firmada tanımlı olması gerekir. Malzeme kartı modülü bu kartları otomatik olarak senkronize eder.
• Cari Hesap Kartları (Client): Faturanın kesildiği müşteri veya tedarikçinin hedef firmada mevcut olması gerekir.
• Birim Setleri (UnitSet): Malzemelerin ölçü birimlerinin hedef firmada tanımlı olması gerekir.
• Hizmet Kartları (Service): Hizmet satırı içeren faturalarda hizmet kartlarının senkronize edilmiş olması gerekir.

Kopylon, bu bağımlılıkları senkronizasyon sırasına otomatik olarak yansıtır. Önce kart modülleri (malzeme, cari, birim), ardından fiş modülleri (fatura, sipariş) çalıştırılır.

Hata Yönetimi ve Güvenlik

Fatura aktarımı transaction bazlı çalışır. Bir faturanın başlık veya satır yazımında herhangi bir hata oluşursa tüm işlem geri alınır (rollback) ve hedef firmada yarım kalan kayıt bırakılmaz. Her aktarım SQLite loglama veritabanına kaydedilir. Başarısız aktarımlar detaylı hata mesajıyla birlikte loglanır ve SignalR üzerinden web arayüzüne gerçek zamanlı olarak yansıtılır.

Günlük bazda tüm senkronizasyon aktivitesini özetleyen bir e-posta raporu otomatik olarak gönderilir. Bu rapor başarılı aktarım sayısını, hatalı aktarımları ve dikkat gerektiren durumları içerir.

Desteklenen Logo Sürümleri

Fatura entegrasyon modülü Logo Tiger 3, Tiger Enterprise, Go 3 ve Go Plus sürümlerinin tamamıyla uyumludur. Tüm sürümlerde aynı tablo yapısı kullanıldığından, sürümler arası geçişlerde yapılandırma değişikliği gerekmez.